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Como criar e configurar caixas de entrada
Neste guia, vamos explorar como criar e configurar caixas de entrada na plataforma Organize.Chat. Abordaremos desde a adição de novas caixas até a personalização de suas configurações, garantindo que suas interações com clientes sejam eficientes e bem organizadas.
Passos para criar e configurar uma caixa de entrada
1. Acessando Configurações
Para começar, na tela principal do Organize.Chat, se você for um administrador, terá acesso ao menu "Configurações". Clique nele para iniciar o processo de adição ou configuração de uma caixa de entrada.
2. Adicionando uma nova caixa de entrada
Dentro de Configurações, localize e selecione a opção "Caixa de Entrada". No canto superior direito verá a opção "Adicionar caixas de entrada". Nesta seção, você pode adicionar uma nova caixa de entrada ou configurar uma existente.
3. Escolhendo o canal
Ao clicar para adicionar uma nova caixa, você será direcionado a uma página onde poderá escolher o canal desejado. O Organize.Chat oferece suporte a diversos canais, como:
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Facebook Messenger
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Instagram
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WhatsApp API (para usuários de WhatsApp comum/gratuito)
Selecione o canal que deseja configurar. O processo é semelhante para todos.
4. Nomeando a caixa de entrada
Após escolher o canal, você precisará dar um nome à sua caixa de entrada. Escolha um nome que facilite a identificação e prossiga para a próxima etapa.
5. Associando agentes (opcional)
Nesta etapa, você pode escolher quais agentes terão acesso a essa caixa de entrada específica. Lembre-se: um agente só consegue ver as mensagens de uma caixa de entrada se estiver associado a ela. Se você ainda não tem agentes cadastrados ou prefere fazer isso mais tarde, pode pular esta etapa. Você pode adicionar agentes a qualquer momento posteriormente.
6. Conectando a caixa de entrada
Após adição da caixa de entrada, é necessário fazer a conexão. Volte para "Configurações" > "Caixa de Entrada" e selecione a caixa que você acabou de criar.
Dentro das "Configurações da Caixa de Entrada", você encontrará diversas opções, incluindo a conexão via QR Code (no caso de WhatsApp).
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Clique em "Conectar QR Code".
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Um código QR aparecerá. Abra seu WhatsApp no celular, vá em "Dispositivos Conectados" > "Conectar um dispositivo" e faça a leitura do QR Code.
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Após a leitura, seu WhatsApp estará conectado à plataforma.
7. Configurações adicionais da caixa de entrada
Uma vez conectada, novas opções de configuração serão habilitadas:
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Imagem do Canal: Adicione uma imagem para distinguir a caixa de entrada dentro da plataforma (não é a imagem que aparecerá no seu WhatsApp).
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Habilitar grupos: Se seu plano permitir, você pode habilitar a recepção de mensagens de grupos.
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Restringir ligação: Configure uma mensagem automática para quando alguém tentar ligar.
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Tipo de conversa: Escolha se as conversas serão únicas (como no WhatsApp) ou se cada nova interação do lead gerará um novo ticket.
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Enviar nome do agente: Defina se o nome do agente será enviado nas mensagens.
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Importar contatos: Importe todos os seus contatos do WhatsApp para a plataforma.
8. Configuração do Bot (opcional)
Se você já configurou um bot, pode escolhê-lo aqui para ser o bot principal dessa caixa de entrada. Caso contrário, essa configuração pode ser feita posteriormente.
9. Horário de funcionamento
Defina os dias e horários em que sua caixa de entrada estará disponível para receber mensagens. Basta selecionar a opção e configurar os períodos de atendimento.
10. Gerenciamento de Agentes
Mesmo que você não tenha associado agentes no início, pode fazê-lo a qualquer momento nesta seção. Clique em "Agentes" dentro das configurações da caixa de entrada e selecione quais agentes terão acesso.
Conclusão
Configurar suas caixas de entrada no Organize.Chat é mais do que apenas um processo técnico; é uma estratégia essencial para otimizar a comunicação da sua empresa. Ao seguir os passos detalhados neste guia, você não só garante que suas mensagens cheguem ao lugar certo, mas também que sua equipe tenha as ferramentas necessárias para um atendimento eficiente e organizado. Com caixas de entrada bem configuradas, você transforma interações em oportunidades, construindo um fluxo de trabalho mais produtivo e conectado.