Como configurar o Kanban

Vídeo Passo a Passo

https://s.organizenapratica.com.br/QwurGY0z

Gerenciando e Otimizando Fluxos de Trabalho com Kanban

Neste artigo, o processo de criação e gestão de um painel Kanban é detalhado, permitindo que as equipes organizem visualmente suas tarefas e otimizem seus fluxos de trabalho. Este guia fornecerá uma visão geral de como configurar um Kanban, adicionar etapas, integrar conversas e personalizar mensagens para cada fase do seu processo.

Passos para Configurar o Kanban

1. Acessando o Kanban

Para começar, navegue até o menu lateral esquerdo da plataforma. O Kanban está disponível abaixo das "Conversas" e da "Caixa de Entrada". Ao clicar em "Kanban", você terá acesso a todos os painéis já configurados em sua empresa. É possível ter múltiplos Kanbans para diferentes setores (comercial, pós-vendas, etc.).

2. Criando um Novo Kanban

Em "Configurações", localize a seção de Kanban. Aqui, você pode procurar/alterar Kanbans existentes ou criar um do zero clicando em "Adicionar Kanban".

3. Inserindo Informações do Kanban

Ao criar um novo Kanban, você precisará preencher as seguintes informações:

• Nome do Kanban: Dê um nome claro e descritivo para o seu painel (ex: "Kanban Pós-Vendas").

• Descrição: Descreva o fluxo de trabalho que este Kanban irá gerenciar. Esta descrição é livre e deve detalhar o que acontecerá no painel.

4. Definindo as Etapas do Fluxo de Trabalho

O ponto crucial da configuração do Kanban são as etapas do seu fluxo de trabalho. Você pode adicionar quantas etapas forem necessárias para representar seu processo. Para cada etapa:

• Digite o nome da etapa (ex: "Etapa 1", "Bem-vindo", "Cancelamento").

• Pressione "Enter" para adicionar a próxima etapa.

• Repita o processo até ter todas as etapas necessárias.

Após definir todas as etapas, clique em "Criar".

5. Editando ou Excluindo um Kanban

Uma vez criado, você pode editar ou excluir seu Kanban. Ao lado do nome do Kanban, você encontrará botões de alteração/exclusão. Para excluir, será necessário confirmar a ação para evitar exclusões acidentais.

6. Utilizando o Kanban e Adicionando Conversas

Para utilizar o Kanban recém-criado, volte ao menu lateral esquerdo, na área de Kanban. Selecione o Kanban desejado. Dentro de cada etapa, você pode:

• Adicionar uma Conversa: Clique para adicionar uma conversa existente a uma etapa específica do Kanban.

• Mover Conversas: Arraste e solte conversas entre as etapas para refletir o progresso do seu fluxo de trabalho.

7. Configurando Mensagens para as Etapas

Você também pode configurar mensagens automáticas para cada etapa do seu Kanban. Nas "Configurações" do Kanban, selecione a opção para configurar mensagens. Para cada etapa, você pode definir uma mensagem que será disparada automaticamente quando uma conversa entrar naquela fase. Por exemplo:

• Etapa 1: "Bem-vindo(a) à empresa ABC!"

• Etapa 2: "Olá, vamos concluir o seu processo?"

• Etapa 3: "Parabéns por adquirir o produto XYZ."

• Etapa 4: "Agora, você está com a equipe de pós-vendas de ABC."

Essas mensagens serão enviadas para o lead/cliente à medida que a conversa avança pelas etapas.

Informações Importantes

• Conversas x Contatos: O Kanban gerencia conversas, não contatos. É fundamental que haja conversas para serem adicionadas ao painel.

• Ordem das Etapas na Configuração: Ao configurar ou alterar as mensagens das etapas, a ordem em que elas aparecem pode mudar, refletindo a sequência das últimas alterações. Mas, isto não altera a ordem visual no Kanban. Isso é um comportamento esperado e não afeta a organização visual do seu painel.

Conclusão

Configurar e utilizar o Kanban é um processo intuitivo que facilita a visualização e gestão de fluxos de trabalho. Ao seguir estes passos, você pode otimizar a organização das suas tarefas, melhorar a comunicação com seus leads e garantir que cada etapa do processo seja clara e eficiente.