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Otimizando o Atendimento com Respostas Prontas ou Rápidas
Neste artigo, detalhamos o processo de cadastro e utilização de respostas prontas (também chamadas de respostas rápidas) na plataforma Organize.Chat. Esta funcionalidade é útil para otimizar o tempo de atendimento da sua equipe, garantir a padronização das informações e agilizar as interações com leads e clientes. Este guia mostrará como configurar seus atalhos e mensagens de forma eficiente.
Passos para Criar e Usar Respostas Prontas
1. Acessando a Configuração de Respostas Prontas
Para começar, é necessário ser um administrador com acesso às configurações da plataforma.
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Navegue até a seção de Configurações.
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Localize e selecione a opção "Respostas Prontas".
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Nesta tela, você poderá visualizar as respostas já cadastradas ou iniciar o processo de criação.
2. Adicionando uma Nova Resposta Pronta
Para iniciar o cadastro, clique em "Adicionar uma resposta pronta". Você precisará preencher as informações básicas que irão acionar e compor a mensagem.
3. Definindo o Atalho (A Palavra-Chave)
O primeiro ponto é o atalho. Esta é a palavra ou conjunto de palavras que você irá digitar na conversa para acionar a resposta.
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Insira o atalho: Pense em algo fácil de lembrar e que represente o conteúdo da mensagem (ex:
bomdia,suporte,comercial,financeiro). -
Observação: Não é necessário digitar a barra (
/) neste campo, apenas o conjunto de palavras.
4. Escrevendo a Mensagem e Anexando Arquivos
Em seguida, você deve compor o conteúdo da mensagem que será enviada.
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Mensagem: Digite o texto completo que o cliente irá receber (ex: "Bom dia, bem-vindo(a) à empresa! Em que podemos ajudar?").
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Anexo: Se necessário, você pode anexar um arquivo (documento, imagem, etc.) que será enviado junto com a mensagem.
5. Finalizando e Alterando
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Após preencher o atalho e a mensagem (e, se for o caso, anexar o arquivo), clique em Criar. Sua resposta pronta está agora cadastrada e pronta para uso.
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Se precisar fazer qualquer ajuste, basta clicar em Alterar ao lado da resposta cadastrada. É possível modificar o atalho, a mensagem e o anexo.
Como Utilizar as Respostas Prontas nas Conversas
Com a resposta pronta criada, a utilização no dia a dia é simples e rápida:
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Acesse a Conversa: Abra a conversa do cliente onde você deseja enviar a mensagem.
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Digite a Barra: No campo de resposta, digite o caractere barra (
/). Isso fará com que uma lista de todas as respostas prontas cadastradas seja exibida. -
Localize a Resposta:
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Você pode rolar a lista para selecionar.
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Ou, para agilizar, comece a digitar o atalho que você definiu (ex:
/bomdia).
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Selecione e Envie: Ao selecionar a resposta na lista, a mensagem será automaticamente preenchida no campo de texto. Você pode então personalizar (se for necessário) e enviá-la imediatamente.
Conclusão
O cadastro e uso de respostas prontas é uma ferramenta poderosa para aprimorar a eficiência do seu atendimento. Ao configurar atalhos claros e mensagens bem elaboradas, sua equipe ganha agilidade nas interações diárias, mantendo a consistência da comunicação em todas as conversas.